“Ezt meg lehetett volna oldani egy e-mailben is!” – gondoljunk bele, hány alkalommal éreztük ezt egy fárasztó, unalmas és időrabló meeting után. A pandémia miatt a főnökök rákaptak a videókonferenciákra, talán túlságosan is, így a meetingek létjogosultságát egyre többször kérdőjelezzük meg. A “meeting vagy e-mail?” kérdés nem egyszerű, de íme néhány fogódzkodó a döntéshez.
“Sokszor az a legproduktívabb meeting, amit meg sem tartanak” – ez az ismeretlen eredetű mondás megmosolyogtató lehet, de komolyan kell venni. Rengeteg esetben ugyanis teljesen felesleges egy “brainstorming” összehívása, például ha csak visszajelzéseket várunk, vagy egy projekt új információival látnánk el a kollégákat. Erre ott az e-mail! A levelek ugyanis tárolhatók, visszakereshetők, címkézhetők, kategorizálhatók, továbbküldhetők… soroljuk még?
“De hát csak egy óra az egész!” – szólhat a felettesek kifogása a beosztottaknak. Ha valaki így védekezik, biztosak lehetünk benne, hogy nem végezte el az alábbi matekot:
a meeting hossza X a résztvevők száma = a meeting teljes ideje
Vagyis ha egy 60 perces meetingen 8 ember beszélget, akkor egy teljes munkanapot szánunk az ötletelésre. Ez persze nem ördögtől való, ha megéri az áldozatot. Éppen ezért a profik még tovább szorozzák a meeting teljes idejét az átlagos órabérrel. Ha a végeredmény megéri, akkor bele lehet vágni. Felvillanyozó példa a Bain & Company házon belüli kutatása, a cég ugyanis rájött, hogy a középvezetők heti értekezlete éves szinten 15 millió dollárba kerül. Nem véletlen, hogy a Harvard Business Review fejlesztett egy meeting kalkulátort, hogy könnyen kiszámolható legyen az értekezletek valós költsége.
Elrettentőbb lehet a képlet, ha mindehhez hozzávesszük az elvesztett produktív munkaidőt is, amit persze csak becsülni lehet. Ez a tétel abból fakad, hogy a meetingek megszakítják a folyamatos, fókuszált munkát, elveszik a koncentráció, a kolléga kiesik a “flow” élményből, vagy bele sem tud kerülni a munkaideje szétaprózódása miatt.
A meetingeket persze érdemes rugalmasan kezelni és praktikákat bevetni. A világ két leggazdagabb embere például így látja:
“Nem udvariatlanság egy meetingről kimenni, ha az illető nem tud érdemben hozzátenni az értekezlethez. A kollégák munkaidejének pazarlása az udvariatlanság.” (Elon Musk, a Tesla vezérigazgatója)
“Száműztem a prezentációkat, sokkal jobban átjön az üzenet, ha a meetingek első perceiben mindenki csendben átolvassa a téma kinyomtatott összegzését, majd kezdődhet a beszélgetés.” (Jeff Bezos, az Amazon vezérigazgatója)
Dióhéjban a tanulságok:
- csak akkor hívjuk össze a meetinget, ha van hozzá eltervezett menetrendünk;
- csak akkor hívjuk össze a meetinget, ha a témája közös gondolkodást, ötletelést igényel;
- csak azokat hívjuk meg a meetingre, akik érdemben hozzá tudnak szólni;
- ha lehetséges, fix időpontokban legyenek a meetingek, így nem váratlanul szakítják meg a munkát, kialakul egy munkaütem;
- legyenek meetingtől mentes napok, hogy el lehessen merülni a kreatív munkában.