« Vissza

Milyen legyen az e-mail tárgya, ha ügyfélnek vagy kollégának írunk?

E-mail

Az e-mailek tárgyának jelentőségét hajlamosak vagyunk félvállról venni, ami az olvasástól elrettentő bakik sorát eredményezi, még cégvezetőknél is. Az online levelezés kultúrájának valamiért nem része a tárgy mező átgondolt kitöltése – tisztelet a kivételeknek! – ezért összeszedtük, mi mindenre érdemes figyelni, hogy üzeneteinket szívesebben megnyissák és később is megtalálják az ügyfelek és kollégák.

Legyen tárgy!

Bizonyára mindannyian kaptunk már tárgy nélküli e-maileket, amelyek témájáról így fogalmunk sem volt, legfeljebb a küldő nevéről következtettünk rá. Mindig töltsük ki a tárgy mezőt, különben a címzettek zavartan nyitják meg az e-mailt, később pedig sokkal nehezebben találják!

Először a tárgy mezőt töltsük ki!

Ha már az e-mail írása előtt kitöltjük a tárgy mezőt, sosem felejtjük el, miről is akarunk írni – ez piszkozatok esetén jön igazán jól –, segít emlékeztetni minden fontos információra és témára, amire ki akarunk térni.

Legyen rövid!

Számítógépen nézve körülbelül 60 karakter szokott látszani az e-mailek tárgyából, a mobilokon viszont csak az első 25-30 karakter. Épp ezért fontos, hogy rövid és velős legyen az e-mail tárgya, és rögtön látszódjon a lényeg.

Hagyjuk a töltelékszavakat!

Csak akkor lesz megfelelően rövid egy e-mail tárgya, ha minden felesleges szót kiveszünk belőle. Legyen tömör és világos a szöveg!

Legyen informatív!

Azt kell elérni, hogy minden címzett azonnal értse, hogy miről van szó. Az “új projekt” és ehhez hasonló megnevezések semmitmondóak. Áruljuk el pontosan, hogy mi a téma!

Ki ne maradjanak a kulcsszavak!

Egy e-mail tárgyának megírása során hasonló követelményeknek kell megfelelni, mint a SEO-szövegek esetén. Itt is meg kell jeleníteni a kulcsszavakat, hogy mindig láthatóak legyenek, és könnyen kereshetővé váljon az üzenet. Ha például egy bizonyos cég vagy honlap kapcsán írunk e-mailt, akkor a vállalkozás neve vagy az URL szerepeljen a tárgyban. Ezt a tárgy végére is lehet tenni, nem baj, ha azonnal nem látjuk mobilról nézve, inkább a keresés során jöhet jól.

Jelezzük, ha sürgős!

Ha gyors választ várunk, mindenképp jelezzük az e-mail tárgyában – persze ha megvan a címzett telefonszáma is, akkor szerencsésebb felhívni. Ha egy határidő vagy egy esemény időpontja miatt sürgős a válasz, akkor a konkrét időpontot is érdemes jelezni a tárgy mezőben.

Változtassunk a tárgyon!

Továbbküldések és hosszú levelezések során lehet hiba, ha nem változik az e-mailek tárgya. A továbbküldött üzeneteknél érdemes kiegészíteni a tárgyat, ha fontos hozzáfűzni valónk van, vagy nem vagyunk biztosak benne, hogy az eredeti tárgy elég informatív-e a címzettek számára. Amennyiben már több tucat e-mailből áll egy levelezés, előfordul, hogy a beszélgetés eltér az eredeti tárgytól, így ha témát változtatunk, akkor ezt érdemes a tárgy mezőben is jelezni.

Ellenőrizzük

Azt még egy kolléga, főnök vagy ügyfél is elnézi, ha az e-mail szövegében akad egy helyesírási hiba, de az rendkívül kínos, ha már az e-mail rövid tárgyában van egy elütés. Legkésőbb küldés előtt ellenőrizzük az e-mail tárgyát!

Üzleti emailt szeretne?

A Rackhost kínálatában biztosan megtalálja az Önnek megfelelő csomagot.

Megnézem

Kapcsolódó cikkek