Néha előfordul az, hogy két másolatot kapunk ugyanabból a levélből

Lehetséges okok: Ezt valószínűleg egy hiba okozhatja, ami az e-mail elküldésének folyamata során megakadályozza a levél sikeres elküldésének megerősítését. A probléma nagy eséllyel az első levél elküldése után és a szerverre való megérkezése között történik.

Megoldás: Megeshet, hogy a számítógépen levő vírusirtó elhiteti az e-mail software-rel, hogy nem történt meg a levél elküldése, pedig valójában megtörtént. Ez különösen helytálló az Outlook esetében. Ha a probléma nem csak egyszer-kétszer fordul elő, hanem egyre gyakrabban, akkor jobban a mélyére kell ásnunk a dolognak. Ha a probléma a helyi hálózaton kívül is fennáll, akkor gyakorlatilag lehetetlen megállapítani a hiba keletkezési helyét.
Hogyan küldik el az e-mail szerverek a levelet?

A példában szereplő levelezésben romeo@felado.hu lesz a feladó és julia@cimzett.hu lesz a címzett.

1. Miután a két szerver felvette egymással a kapcsolatot, a felado.hu szervere átküldi az üzenetet a címzett szerverére.

2. A kapcsolat a két szerver között egészen addig nyitott marad, amíg a címzett.hu szervere átvizsgálja a levelet spam és vírusok után kutatva.

3. Miután a levelet biztonságosnak nyilvánította, a cimzett.hu szervere előkészíti helyi küldésre a levelet, hogy majd megérkezhessen Júlia postaládájába.

4. Miután az üzenet megérkezett Júlia postaládájába a cimzett.hu szerverén, azonnal visszamegy a sikeres kézbesítésről szóló értesítés a felado.hu szerverére.
Ez a procedúra biztosítja, hogy a levél kellőképp át lesz vizsgálva, át lesz küldve, és megfelelően el is lesz számolva. Néhány ritka esetben azonban zavar keletkezik a 3-as és 4-es pont között, ami miatt a levél egynél többször lesz elküldve.

Példának okáért, ha a kapcsolatban zavar támad miután a cimzett.hu szervere előkészítette az üzenetet, hogy továbbküldje Júlia postaládájába, de még azelőtt, hogy a sikeres kézbesítésről szóló megerősítést visszaküldték volna a felado.hu szerverére, akkor a felado.hu szervere megpróbálja újra feladni az üzenetet.

Mivel az eredeti e-mail már elő volt készítve, de a megerősítés hiánya miatt a felado.hu szervere újfent elküldte az üzenetet, Júlia postaládájában kétszer lesz meg ugyanaz a levél. Ilyen esetek általában akkor történnek meg, ha a szerver nagy megterhelés alatt van, vagy az üzenetet egy magas késleltetésű hálózatról küldték. A megzavart kapcsolatból adódó problémák jelentkezhetnek mind a feladó mind a címzett szerverén.

Ez azonban csak ideiglenes kellemetlenséget jelent szerencsére, és általában csak egy pár másolattal kapunk többet a kelleténél, amiket szívfájdalom nélkül ki is törölhetünk.

Minden levélből több példányt kapunk.

Lehetséges ok: A problémát az okozhatja, hogy több levéltovábbítás is be van állítva, ezért a címzett több forrásból is megkapja ugyanazt a levelet. Például B személy továbbítja az e-mailt A és C személynek és C személy is továbbítja a levelet A személynek, akinek a postaládájában így két darab példány lesz ugyanabból a levélből.

Megoldás: Meg kell nézni, hogy kik továbbítanak nekünk levelet, aztán már könnyen tudjuk orvosolni a problémát.

Ugyanabból a levélből kapunk töméntelen mennyiségű másolatot.

Lehetséges ok: A feladó számítógépe nincs tisztában azzal, hogy bármikor is elküldte volna az üzenetet. Ez leggyakrabban az Outlookkal fordul elő akkor, amikor nem értik meg egymást a vírusirtóval.

Megoldás: Meg kell kérni a feladót, hogy távolítsa el a levelet az elküldött levelek mappából és a sorból (queue), és/vagy kapcsolja ki a vírusirtót, hátha az megoldja a problémát.

Újra letöltődik az egész beérkezett levelek mappám.

Lehetséges ok: A kapcsolat a szerverrel, POP protokollal jön létre, a kapcsolat pedig megszakadt majd újraindult (általában karbantartás miatt), az e-mailek pedig a szerveren maradtak és nem töltődtek le.

Megoldás:

1. Ahhoz, hogy megállítsunk egy folyamatban levő letöltést, át kell állítanunk az e-mail accountunkat offline-ra, vagy be kell zárni az e-mail alkalmazást.

2. Ezután törölnünk kell a régi leveleket a szerverről azért, hogy újracsatlakozáskor ne töltődjenek le.

3. Azért, hogy a jövőben elkerüljük ezt a problémát, érdemes beállítani az e-mail software-t, hogy bizonyos idő eltelte után törölje az üzeneteket a szerverről. Azonban az is egy járható út, ha átváltunk POP-ról IMAP protokollra, mert ez csak szinkronizálja a tartalmat a szerverrel, így azok egyáltalán nem töltődnek le.