Annyi szó esik róla a médiában, hogy már rengeteg ember számára világos: kulcsfontosságú az online biztonságra ügyelni, főként az érzékeny adatokat kezelő közösségi oldalak kapcsán. Mi viszont arra is szeretnénk felhívni a figyelmet, hogy a kockázatok csökkentése nemcsak személyes fiókok esetén nélkülözhetetlen, hanem a munkahelyi profilok kapcsán is! Az egzisztenciánk és kollégáink bánhatják, ha a védelemre munkaidőben sem figyelünk. Ebben a témában nyújt segítséget a Hootsuite blogbejegyzése, ahol remek tippeket találtunk a céges információk védelméhez.
Adathalászat, megtévesztő profilok, malware támadás, sebezhető alkalmazás használata, jelszólopás, hiányos adatbiztonsági beállítás – csak néhány olyan online veszély, amely nemcsak a magánéletünk, de a munkahelyünk kapcsán is fenyeget. Íme, néhány tanács a kivédésükhöz!
Közösségi média szabályzat
A közösségi média használatáról a cégeknek érdemes irányelveket összefoglalni egy szabályzatban, amely minden munkavállalóra érvényes és kötelező. Ez a módszer nemcsak az online biztonságot növeli, de megvédheti a munkaadót bizonyos PR-katasztrófáktól is.
A szabályzatban az alábbiakat fontos megfogalmazni:
- a dolgozók hogyan használhatják a közösségi médiát a céges eszközökön;
- milyen tevékenységeket kell kerülni a közösségi oldalakon (pl.: kvízek, amelyek adatokat kérnek);
- pontosan kik felelősek a különböző céges profilokért a közösségi médiában;
- útmutató a jelszavak megváltoztatásának gyakoriságához;
- elvárás a szoftverek és technológiai eszközök naprakészen tartására;
- tanácsok az online veszélyek azonosításához és elkerüléséhez;
- ki(ke)t kell értesíteni, ha biztonsági aggály merül fel.
Kétfaktoros azonosítás
Növeli az online biztonságot, ha a közösségi oldalakhoz (is) kétfaktoros azonosítást használunk, vagyis a jelszó mellett még egy hitelesítést kérünk a fiókhoz (pl.: SMS-ben érkező kód, biometrikus azonosítás, stb.).
Oktatás
A legjobb munkahelyi szabályzat sem garantál teljes online biztonságot, hiszen – különösen a közösségi oldalakon – mindig újabb trükkökkel találkozunk. Bizonyos időközönként oktatást is hasznos tartani a kollégáknak, hogy mindenki tisztában legyen az új veszélyekkel és a védekezési lehetőségekkel.
Limitált hozzáférés
Már a kis- és középvállalkozások is többfős marketing csapatokat alkalmaznak, de ez nem jelenti azt, hogy az összes marketingesnek hozzáférést kell adni a cég közösségi médiás profiljaihoz. Szűkítsük a jelszóval rendelkezők körét, hiszen több kollégától az is elég, ha egy dokumentumban megírja, hogy mit kell posztolni, a többit pedig intézi egy szűkebb kör.
“Felügyelő” kinevezése
A közösségi média szabályzat csak akkor hatékony, ha be is tartják az alkalmazottak, a további óvintézkedések is kizárólag akkor fejtik ki pozitív hatásukat, ha figyeljük a cég online megjelenéseit.
Épp ezért hasznos egy “felügyelőt” kinevezni, aki folyamatosan figyel az összes posztra, tanácsokat ad a bejegyzések fejlesztésére, időközönként ellenőrzi az online óvintézkedéseket, rákeres az fake profilokra (amennyiben talál ilyeneket, jelenti őket).