A digitális világban gyakran egy email az első interakció egy vállalkozás és a leendő partner vagy ügyfél között. Ez határozza meg tehát az első benyomást is. Pont ezért nem mindegy sem az email stílusa, vagy tartalma, sem pedig az email tárgya és maga a feladó email címe.
Lássuk, mire kell odafigyelni, ha céges levelezést folytatunk!
- Email cím
A feladó email címe az első, amit egy bejövő üzenet érkezésekor először meglátunk, ami azt jelenti, hogy nagy szerepe van az első benyomás kialakulásában. Azt talán mondanunk sem kell, hogy lehetőség szerint a nevünk szerepeljen az email címben, ne egy sorozatkarakter, a gyermekkori becézésünk, vagy a kutyánk neve stb. Továbbá üzleti ügyekben jó benyomást kelt, ha domain neves email címet használunk. Azaz sajatnev@gmail.com helyett sajatnev@cegneve.hu formátumot.
Ez szinte már elvárás egy vállalkozásnál, de más előnye is van, mégpedig az, hogy a Gmailt rengetegen használják és sok esetben a nevünk önmagában már foglalt is a Gmail rendszerében, ezért a végére vagy az elejére kell illeszteni még valamit, ami egyrészt kevésbé megjegyezhetővé teszi az email címünket, másrészt pedig nem feltétlenül tudjuk biztosítani az egységességet a cégen belül. Míg domaines email cím esetén nyugodtan használhatjuk mondjuk a vezeteknev.keresztnev@cegnev.hu formátumot vagy bármely hasonlót, egyedül abban az esetben kell ezen változtatnunk, ha két egyforma nevű kollégánk van. Más esetben nem fog gondot okozni sem az email címek kitalálása, sem pedig a megjegyzése, ráadásul professzionális hatást is keltünk velük.
- Tartalom
Amennyiben üzleti levelezésről van szó, kifejezetten fontos a megfelelő stílus használata és a pontos helyesírás. Ha a cég vagy a partner személye megengedi a tegeződést, akkor is legyünk lényegretörőek, udvariasak, és kerüljük a szlengek használatát!
- Aláírás
Egy emailes kapcsolatfelvétel során tulajdonképpen átnyújthatjuk a virtuális névjegykártyánkat, azaz osszuk meg a partnerünkkel az elérhetőségeinket bármilyen későbbi kapcsolatfelvétel céljából. A legjobb megoldás erre, ha beállítunk a levelezőfiókunkban egy aláírást, amely tartalmazza a nevünket, beosztásunkat, email címünket és a vállalkozás honlapjának linkjét egyaránt. Ebben az esetben nem kell minden email végére külön odaírnunk ezeket az adatokat, nem beszélve arról, hogy könnyen meg fogják találni, hiszen hosszabb levélváltás esetén sem csak egy email tartalmazza a kapcsolati adatokat, hanem az összes, így gyorsan visszakereshető.
- Tárhely
Mindenképp figyeljünk arra, hogy mekkora tárhely áll még rendelkezésünkre és szükség esetén szabadítsunk fel tárhelyet, ne hagyjuk, hogy beteljen a fiókunk! Kellemetlen, ha valaki emailt küldene nekünk, de csak automatikus üzenetet kap válaszként a sikertelen kézbesítésről. Nem engedhetjük meg magunknak, hogy emiatt ne értesüljünk fontos üzleti ügyekről!
Természetesen az üzlet sikeressége nem feltétlenül ezeken a tényezőkön fog múlni, de az biztos, hogy a fenti tanácsok betartásával pozitív irányban tudjuk befolyásolni a rólunk és cégünkről kialakult képet.
