Előfordulhat olyan helyzet, hogy elektronikus levelezésünket másik levelezőszerverre szeretnénk áthelyezni, például szolgáltatóváltás esetén. Ilyenkor nem szeretnénk, hogy korábbi leveleink elvesszenek, hiszen üzleti vagy akár magánlevelezés esetében is fontos lehet a visszakereshetőség. A következő lépésekben tudjuk az áthelyezést elvégezni :

  1. Fontos a megfelelő email csomag kiválasztása. Vegyük figyelembe ilyenkor a postafiókok számát, a levelezés méretét, illetve azt, hogy mennyi domaint szeretnénk kezelni a tárhelyen! Ha esetleg menet közben kicsinek bizonyulna tárhelyünk, csomagváltásra bármikor van lehetőség zökkenőmentesen, pár kattintással.
  2. Ha eddig más szolgáltatónál vettük igénybe szolgáltatásainkat, és úgy szeretnénk áthelyezni a levelezést, akkor érdemes az ahhoz tartozó domaint is átregisztrálni az új szolgáltatóhoz, hiszen ez kényelmesebb beállítási lehetőségeket biztosít számunkra.
  3. Amikor megvan az új email tárhelyünk, vegyük fel hozzá a kívánt domaint és hozzuk létre a postafiókokat. Ajánlott már ilyenkor csökkenteni a DNS zónában az MX rekord TTL értékét, hiszen így tudjuk minimalizálni a két szerver közötti átállás idejét. Érdemes az MX rekordot már akkor átírni az új levelezőszerverre, amikor már létrehoztuk a postafiókokat, hogy a korábbi szerverre már ne érkezzenek levelek.
  4. Ha még nem használtuk korábban postafiókjainkat levelezőprogrammal, akkor állítsuk be egy levelezőkliensben az IMAP fiókot, hogy minden mappa tartalmát letöltsük. Részünkről a Thunderbird levelezőprogramot ajánljuk, hiszen ez egy ingyenesen használható levelezőprogram, amely több operációs rendszerre is elérhető.
  5. Amint meggyőződtünk róla, hogy a program letöltötte az összes korábbi levelünket, deaktiváljuk ezt a fiókot (kapcsoljuk ki a szinkronizációt), majd vegyük fel az új tárhelyhez tartozó beállításokkal az új fiókunkat, és egyszerű “drag-and-drop” módszerrel húzzuk át a leveleinket/mappáinkat a korábban felvett fiókból az újba!
  6. Ha végeztünk, akkor a korábbi fiókot eltávolíthatjuk. A biztonság kedvéért ellenőrizzük egy független felületen (például az új levelezés webmail felületén), hogy tényleg minden korábbi levelünk sikeresen átmásolásra került-e!