Nem minden esetben megoldható a személyes aláírás tanúkkal rövid határidő esetén, főleg ha jelen vannak olyan tényezők, amelyek hátráltatják a személyes találkozást. Ilyen esetben nagy segítség lehet az elektronikus aláírás használata, amely amellett, hogy gyorsabb és kényelmesebb, mint a személyes aláírás, nyomtatni sem szükséges hozzá, így környezetünket is védjük vele, ráadásul szebben is néz ki, mint a legtöbb fényképezett vagy újraszkennelt irat. Mindemellett pedig teljes értékű dokumentum.
Ugyanakkor érdemes tisztázni, hogy valójában mi is az az elektronikus aláírás, és mi valójában a hiteles benne, kifejezetten Magyarországon.
Érvényes elekronikus/digitális aláírások
AVDH – A legegyszerűbb megoldás
Kezdjük rögtön a legegyszerűbb és legkönnyebb megoldással, ami a legtöbbek számára elérhető: AVDH, vagyis az Azonosításra Visszavezetett Dokumentum Hitelesítés.
Ez a módszer bárki számára elérhető, aki rendelkezik érvényes ügyfélkapu regisztrációval. A szolgáltatás elérhető a magyarorszag.hu oldalon bejelentkezve a Hitelesítés menüpontban, amely a bal oldali menüsávban található vagy közvetlenül a NISz AVDH oldalán is elvégezhető az aláírás, szintén ügyfélkapus bejelentkezés mellett. A Hiteles PDF módszert érdemes választanunk, ezt kötelesek bárhol elfogadni hivatalosan aláírt dokumentumként. Az Ügyfélkaput nem csak magyar állampolgárok használhatják. EGT– állampolgárok esetében EGT–s személyazonosító igazolványt vagy útlevelet, EGT–országon kívüli külföldiek esetén, útlevelet kell bemutatni a regisztrációhoz. Az ilyen hitelesítés mellett nincs szükség tanúk aláírására, és ha olyan dokumentumról van szó, amely két fél részéről aláírandó (például a lemondó nyilatkozat), akkor mindkét fél alá tudja írni ugyanazt a dokumentumot. A már hitelesített PDF dokumentum AVDH–val ASiCE formátumban hitelesíthető.
Egyéb elektronikus aláírások
Több szolgáltatónál is elérhetőek elektronikus aláírások, viszont ez minden esetben plusz költséggel jár, és szükségesek hozzá külön benyújtandó dokumentumok, így lassabb az első aláírás megtétele a fentebbiekhez képest. Részünkről az AVDH módszert javasoljuk.
FONTOS: Bármely szolgáltató, amely azt állítja, hogy nem szükségesek extra dokumentumok a kezdeti beállításhoz (például személyazonosításra szolgáló dokumentumok, aláírási címpéldány vagy egyéb azonosításra szolgáló dokumentum) nem hiteles elektronikus aláírást nyújt részünkre, ezért lehetőleg kerüljük az ilyen szolgáltatót.
Nem érvényes aláírások
Minden, ami nem a fentebbi két opció egyikével készült. Bár sokan állítják magukról, hogy aláírás kép beszúrásával hivatalosan elfogadhatóan aláírt dokumentumot állítanak elő, ez nem felel meg az elektronikus aláírásnak. Ezért ha hivatalos dokumentumot kell benyújtani, mindenképpen használjuk az AVDH-t, ha nem rendelkezünk már meglévő hivatalos elektronikus aláírás előfizetéssel.